想要从事文员工作,只要学会哪些东西,就能轻松上岗?
发布日期:2022-09-23 07:35    点击次数:174

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做HR这么多年,一个直观的感受是:

很多职业,就像钱钟书先生眼中的婚姻一样,围城外的总想进去,而在围城里的,又总想要出来。

就拿文员这个岗位来说,已经从事这个职业的,经常会觉得在公司里毫无地位,工资低,上升空间有限,很多人会希望能够转行;

而很多应届毕业生或者正在找工作的职场新人,却觉得自己最大的梦想,就是找到一份压力不大,能够有正常节假日和双休的文员类工作。

所以,也经常会被问到,作为一名没有相关工作经验的新手小白,应该要学会哪些东西,才能够有更大机会应聘上文员岗位?

这里就来集中解答一下这个问题。

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来自电视剧《俗女养成记》

01

文员这个岗位最核心的要求,性格大于能力

文员岗位虽然在很多业务人员的眼中,特别轻松,但实际上,文员的工作压力,只不过是跟业绩压力完全不同的另一种压力而已。

这个岗位最大的特点是,事情特别多,也特别琐碎。

而且,几乎所有的人,领导也好,同事也罢,遇上大大小小的事,有些甚至是私事,他们都理直气壮地觉得,这就是助理、文员的工作职责,会毫无愧疚感地把活丢给你。

比如,某个员工要参加职业资格考试, 亚洲盘他可能要求部门助理帮他打印考试大纲、复习资料;

比如,领导可能会要求你每天负责帮他订午餐,还要把午餐送到他办公室才算完成任务,等等。

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来自电视剧《甜蜜》

因此,文员这个看起来好像谁都能胜任的工作,实际上做招聘的HR都知道,是最难招聘的岗位之一。

能做好文员的,至少在性格上,具备两种看起来有些矛盾的特质:

第一,耐心温和、热情大方。不说能做到人见人爱,至少部门内外人缘要还不错,别人还没急自己先急了,这样的人肯定做不好文员;

第二,有原则,懂拒绝。文员看起来好像不起眼,但很多时候,她们其实掌握着领导和部门的很多信息,跟领导的关系一般来说也会比较近,这就常常会导致很多人想套近乎、钻空子,打听不该知道的消息、让文员帮忙做超出工作职责范围的工作等。

一个优秀的文员,就需要做到既耐心温和、乐于助人,同时也有原则底线,树立清晰的边界感。

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来自电视剧《甜蜜》

02

文员的必备职业技能

1、office办公软件技能

文员、文员,顾名思义,是需要每天跟文字和表格打交道的工作:

帮领导撰写或者修改一个演讲稿、做一个汇报PPT,整理汇总部门的业绩数据等等。

这就决定了,word、excel和PPT这些office办公软件,是文员必须掌握的职业技能。

另一方面,这些办公软件技能掌握得越熟练,越知道很多隐藏技巧,也就能够更加高效。

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来自电视剧《重版出来》

2、复印、打印、投影仪的使用及基本故障处理

公司里复印机、打印机的使用方法,投影仪的安装调试,包括智能电视的使用,不会的人是大大超出我们的想象的。

不会怎么办?找文员、助理来做,或者找文员、助理来教自己做,是很多人的本能反应。

除此之外,文员在准备会议、复印打印资料时,也是最多用到这些功能的人。

因此,这些经常置放在公共办公区域的办公设备的使用方法、基本故障的处理,也是文员们需要掌握的基本职业技能。

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来自电视剧《万物生灵》

03

文员的必备专业知识

1、基本的文字功底和写作常识

起草一个发言稿、发布一个通知、写一个邀请函等等,这些基本的公文写作基本要素和规范、基本的文法要求,如果没掌握,很容易就会被广泛的受众找出错误来。

这也很容易成为别人认为我们业务不精的明证。

因此,基本的文字功底和写作常识,是区分一个优秀、高素质文员和普通文员的重要标志。

除了文字功底和写作常识之外,如果还同时掌握了以下这一点,那基本上,就可以在求职过程中,秒杀一众竞争者,拿下很多不错的文员类offer。

那这个知识和技能是什么呢?

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来自电视剧《俗女养成记》

2、本行业内的专业术语及基本常识

文员的工作是跟着业务走的,做会议纪要也是很多文员的工作内容之一。

别的同事在讨论问题时,行业术语和缩略词一个个往外蹦,如果作为文员,我们是一个完全的外行,那很有可能,连会议纪要这项工作任务就做不好;

但如果我们熟悉和了解自己所应聘公司所属行业,情况就大不相同了。

不过,在文员这个群体里,愿意花时间和精力去了解艰涩的行业术语和缩略词的寥寥无几。

我们自己只需要多花一点时间,去掌握想要应聘的行业专业术语、缩略词和基本常识,就是一个特别明显又巨大的职业优势,能够让我们快速获得一份还不错的文员工作。

游刃职场有余姐

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